Outlookでメールを送る際、
「添付ファイルの容量が大きすぎて送信できない」
と困った経験はありませんか？
添付ファイルのサイズに制限があることを知らないと、メールがエラーになったり、時間を無駄にしてしまうことがあります。
この記事では、Outlookでの添付ファイルの容量制限を確認する方法や、容量オーバー時の解決策をわかりやすく解説します。
ファイル送信をスムーズに行うためのヒントも満載です！
Contents
Outlookでの添付ファイル容量制限とは？
Outlookでは、添付ファイルのサイズに制限があります。
これは、メールサーバーや送信相手のメール環境によって異なる場合があります。
Outlookの基本的な容量制限
- 個人用Outlook（Outlook.com）
添付ファイルの最大容量は 20MB です。
これを超える場合、エラーが発生します。 - Microsoft 365（法人用Outlook）
管理者が設定をカスタマイズしていない場合、デフォルトで 35MB の制限があります。 - 送信先の制限
受信者側のメールサーバーでも容量制限があるため、送信できても相手が受け取れない場合があります。
エラーが発生する例
- 「このファイルはサイズが大きすぎて送信できません」というエラーが表示される。
- メールの送信に失敗し、Outlookにエラーメッセージが表示される。
添付ファイルの容量を確認する方法
Outlookで添付ファイルの容量を確認する方法を以下で解説します。
添付ファイルを追加する前に容量を確認する
- Windowsの場合
- 添付したいファイルを右クリックし、「プロパティ」を選択。
- 「サイズ」または「サイズ（ディスク上）」を確認します。
- Macの場合
- ファイルを選択し、「ファイル」メニューから「情報を見る」をクリック。
- ファイルサイズが表示されます。
Outlookで添付後に確認する方法
- メール作成画面で、ファイルを添付します。
- 添付したファイル名の横に、サイズ（例：5MB） が表示されます。
容量オーバー時の解決策
添付ファイルが容量制限を超えてしまった場合、以下の方法で対応できます。
1. ファイルを圧縮する
- Windowsの場合
- 圧縮したいファイルを右クリック。
- 「送る」→「圧縮（ZIP形式）フォルダー」を選択。
- Macの場合
- 圧縮したいファイルを右クリック。
- 「圧縮」を選択してZIPファイルを作成します。
圧縮することで、ファイルサイズを大幅に減らせる場合があります。
2. クラウドサービスを活用する
大きなファイルはクラウドストレージにアップロードし、リンクを共有する方法がおすすめです。
- OneDrive（Outlook標準）
- ファイルをOneDriveにアップロードします。
- OneDriveリンクをメールに挿入します。
- Google DriveやDropbox
- ファイルをアップロードして共有リンクを取得。
- リンクをメールに貼り付けます。
クラウドリンクを使うことで、容量制限を気にせず送信できます。
3. ファイルを分割して送信する
ファイルを分割することで、制限内に収める方法もあります。
- 方法
- 圧縮ツール（例：WinRAR、7-Zip）を使ってファイルを分割圧縮する。
- 分割後、複数のメールに添付して送信します。
- 注意点
受信者が分割されたファイルを復元できるよう、ツールの使い方も伝えましょう。
4. 管理者に設定変更を依頼する（法人向け）
Microsoft 365を利用している場合、IT管理者にメール容量制限の変更を依頼することも可能です。
- 変更手順（管理者向け）
- Exchange管理センターにアクセス。
- メールボックス設定で、送信可能な容量を増加させます。
表で簡単に確認：容量オーバー時の対策まとめ
以下に、容量オーバー時の対策を分かりやすくまとめました。
容量オーバー時の対策まとめ
| 対策方法 | 手順 |
|---|---|
| ファイルを圧縮 | ファイルを右クリック → 「ZIP形式で圧縮」を選択 |
| クラウドリンクを使用 | OneDriveやGoogle Driveにアップロードし、リンクをメールに貼り付け |
| ファイルを分割 | 分割圧縮ツール（例：7-Zip）を使用してファイルを複数に分割して送信 |
| 管理者に依頼 | Microsoft 365の管理者に容量制限の緩和を依頼 |
ファイル送信をスムーズに行うためのヒント
- ファイルサイズを事前に確認することで、無駄なエラーを防げます。
- クラウドリンクを使えば、容量制限を気にせずに大容量ファイルを送信可能です。
- 送信前に受信者のメール環境も確認しておくと安心です。
まとめ
Outlookでの添付ファイルには容量制限がありますが、この記事で紹介した方法を使えば、制限をクリアしてスムーズにファイルを送信できます。
- ファイルサイズを確認し、圧縮や分割で調整する。
- クラウドサービスを活用して大容量ファイルを送信する。
- 必要に応じて管理者に制限変更を依頼する。
これらの方法で、Outlookをさらに便利に使いこなしてみてください！
