「毎回同じメール内容を入力するのが面倒…」
「定型文を呼び出して素早く返信したい…」
そんな悩みを持つ方に最適なのが、Outlookのテンプレート機能です。
この記事では【outlook テンプレート作成方法】を軸に、
- Outlookテンプレートの正しい作り方と保存方法
- スムーズに呼び出す方法（通常操作／クイック操作／ショートカット）
- テンプレートの編集・削除方法
- 返信メール用テンプレートや署名との違い
- 表や住所録との連携テクニック
まで、深掘り・図解・実践的Tips満載で解説します！
Contents
Outlookのテンプレートとは？
Outlookの「テンプレート」とは、あらかじめ書いた本文・件名・宛先などを保存しておいて再利用できる機能です。
主な使い道
| 用途 | 内容 |
|---|---|
| 定型返信 | よくある問い合わせメールへの自動返信用 |
| 案内文 | イベント告知・お礼メールなどの再利用 |
| フォーマット用 | 表・箇条書き入りのメール雛形 |
Outlookテンプレートの作成方法【.oft形式で保存】
手順（デスクトップアプリ）
- 【新しいメール】を作成
- 本文・件名・宛先などを入力（必要に応じて）
- 【ファイル】→【名前を付けて保存】を選択
- ファイルの種類を「Outlookテンプレート（*.oft）」に変更
- 任意の名前をつけて保存（通常は自動でテンプレートフォルダに入る）
保存先パス例（Windows10/11）：
C:\Users\<ユーザー名>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
Outlookテンプレートの呼び出し方法【基本】
方法①：テンプレートから新規メール作成（標準手順）
- Outlookを開く
- 【ホーム】→【新しいアイテム】→【その他のアイテム】→【フォームを選択】
- 【ユーザー テンプレート ファイル システム】を選択
- 作成済みテンプレート（.oft）を選んで【開く】
Outlookテンプレートをクイック操作でワンクリック呼び出し
毎回「フォームを選択」で開くのが面倒な場合は、クイック操作機能で簡略化できます。
クイック操作設定手順
- Outlook【ホーム】→【クイック操作】→【新規作成】
- 名前例：「案内メールテンプレート」
- 【アクション】→【カスタム】→【テンプレートを使用してメールを開く】を設定（※Outlook標準では直接テンプレ指定は不可）
- VBAや外部アドインで対応するか、署名や署名＋雛形との併用を推奨
✔実質的に、テンプレート呼び出しはショートカット登録かクイックアクセスバーへのピン留めがベストです。
Outlookテンプレートの返信用としての活用
テンプレートは「返信用」にも便利です。
ただし、返信にはテンプレートが直接使えないため、署名機能との併用や、以下のような工夫が有効です。
方法①：定型文を署名に登録する
- 【ファイル】→【オプション】→【メール】→【署名】を開く
- 「返信テンプレ」などの署名を作成
- 内容にテンプレ文章を記載
- 実際の返信時に署名から呼び出す（複数登録可能）
Outlookテンプレートの編集方法と注意点
テンプレート（.oftファイル）は直接編集できないため、以下の流れで修正します。
- 【テンプレートを開く】（フォームを選択）
- 内容を編集
- 【名前を付けて保存】→同じ名前で上書き保存
- 旧テンプレートを削除（必要に応じて）
Outlookテンプレートの削除方法
テンプレートファイル（.oft）は、エクスプローラーから手動で削除します。
手順
- 以下のパスにアクセス makefileCopyEdit
C:\Users\<ユーザー名>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates - 不要なテンプレート（.oftファイル）を選択
- Deleteキーで削除
Outlookの住所録・表とテンプレートの併用テクニック
住所録（連絡先）と連携するコツ
- テンプレート本文に「差し込み形式」で名前や会社名を残しておき、送信前に手動で置換
- VBAや差し込みメールを使えば完全自動化も可能（ただし中級者向け）
表のテンプレート登録方法
- メール本文内で【挿入】→【表】から作成
- 書式・見出し行・セル幅も含めてテンプレ保存可
- 表付きテンプレは定型報告メールや申請書フォーマットに最適
Outlookテンプレートと署名・クイックパーツ・定型文の違い
| 種別 | 特徴 | 呼び出し方法 | メリット | 主な用途 |
|---|---|---|---|---|
| テンプレート（.oft） | 件名や宛先も含む完全なメール雛形 | 「フォームを選択」またはショートカット | まるごと再利用できる | 案内文、報告書など |
| 署名 | 本文の下に挿入される定型文 | 自動／手動選択 | 複数切り替え可能 | 挨拶文、定型返信 |
| クイックパーツ | 本文内に使えるパーツ（段落単位） | 本文に直接挿入 | 文章パターンを登録 | よく使う文章や説明 |
| クイック操作 | 複数アクションを自動実行 | ワンクリック | 操作時短に最適 | 転送＋フォルダ移動など |
よくある質問（FAQ）
Q.Outlookでテンプレートを登録するにはどうすればいいですか？
→ メール作成画面で内容を作成し、「名前を付けて保存」→「Outlookテンプレート（.oft）」として保存すれば完了です。
Q.テンプレートをワンクリックで呼び出すにはどうすればいいですか？
→ 「フォームを選択」からの呼び出しか、ショートカットを作成するか、署名やクイック操作に組み込む方法があります。
Q.返信用テンプレートはどうやって使うのがいいですか？
→ 署名機能を使って定型文を複数登録し、返信時に切り替えて使うのが簡単で実用的です。
まとめ
この記事の要点まとめ
- Outlookのテンプレートは「.oft形式」で保存し、再利用可能なメール雛形として使える
- 呼び出しには「フォームを選択」やショートカットが便利
- 返信用には「署名」や「クイックパーツ」の併用が現実的
- 表や住所録と組み合わせると、さらに業務効率がアップする
- 編集・削除は手動操作だが、慣れると非常に強力な武器になる！
ひとことアドバイス
テンプレートは“時間の貯金”。
1回登録すれば、今後の10回分の手間が省けます。
業務効率化の第一歩にぜひ活用しましょう！
