Microsoft Wordで文書を編集していると、変更履歴やコメントがたくさん残った状態になりがちです。
しかし、共有や提出をする際には、これらの履歴が残っていると相手に余計な情報を与えてしまう可能性があります。
そのため、文書をクリーンな状態にして保存することが重要です。
この記事では、Word文書の変更履歴を完全に削除して保存する方法、共有前に確認すべきポイント、履歴削除後のトラブル対策について解説します。
これを読めば、履歴のないクリーンな文書を作成する方法がすぐに分かります！
Contents
【word】変更履歴を消して保存する必要があるシーンとは？
1. 提出や共有する文書を「最終版」として整える場合
- 提出用の文書で、変更履歴やコメントが残ったままだと見栄えが悪く、誤解を招くことがあります。履歴を完全に消して保存することが必要です。
2. 履歴が他人に見られると困る場合
- 履歴には修正の過程やコメントが含まれており、これが意図せず相手に見られると、個人情報やプロセスが漏れてしまうリスクがあります。
3. 文書を読みやすくするために不要な情報を削除したい場合
- 変更履歴が大量に残っていると、文書の内容が分かりにくくなります。履歴を削除してスッキリさせることで、閲覧性が向上します。
Word文書の変更履歴を完全に消して保存する基本手順
1. 変更を承認または却下して履歴を削除する
変更履歴を消すには、すべての変更を「承認」または「却下」する必要があります。
手順
- 「校閲」タブをクリック。
- 「変更」グループの「次へ」を選択して、変更箇所を1つずつ確認。
- 各変更について「承認」または「却下」を選択して履歴を消します。
- 全て一括で処理したい場合：
- **「すべての変更を承認」または「すべての変更を却下」**をクリック。
- 全て一括で処理したい場合：
2. コメントを削除する
コメントも履歴の一部として残っている場合があります。
手順
- **「校閲」タブ → 「コメント」**を選択。
- 各コメントを確認し、「削除」をクリック。
- すべてのコメントを削除する場合：
- 「すべてのコメントを削除」を選択。
- すべてのコメントを削除する場合：
3. クリーンな状態で保存する
履歴が消えたら、文書を保存します。
手順
- **「ファイル」タブ → 「名前を付けて保存」**を選択。
- 新しい名前を付けて保存し、クリーンな状態のファイルを作成します。
コメントや余計な履歴を残さず保存する方法
1. 文書検査ツールを使う
Wordには、文書内の履歴やコメントをチェックして削除できる「文書検査」機能があります。
手順
- **「ファイル」タブ → 「情報」 → 「問題のチェック」 → 「文書の検査」**を選択。
- 「コメントと変更履歴」「隠しテキスト」などの項目にチェックを入れて「検査」を実行。
- 検出された履歴やコメントを「すべて削除」で消去します。
2. 履歴が消えたことを確認する
- 文書検査を終えたら、履歴が完全に削除されていることを確認してください。
- 「校閲」タブで「変更履歴の表示」を無効にすると、文書を最終的な形でプレビューできます。
文書の「最終版」を安全に保存するコツ
変更履歴を消した後は、文書を確実にクリーンな状態で保存する必要があります。
1. オリジナルを残して別名で保存
- 修正前の文書を残しておきたい場合は、別名で保存してバックアップを取っておくと安心です。
2. PDF形式で保存
- 履歴が完全に消えているか心配な場合、PDF形式で保存すれば履歴のデータが残りません。
- **「ファイル」タブ → 「エクスポート」 → 「PDF/XPSの作成」**を選択して保存。
3. 共有前に再チェック
- 文書を共有する前に、最終確認として「文書検査」を再度実行しましょう。
変更履歴削除後のトラブルとその解決策
1. 履歴が完全に消えていない
- 原因：非表示にしただけで、履歴データ自体は残っている。
- 解決方法：「承認」または「却下」の操作を行い、履歴を完全に削除してください。
2. コメントが消えない
- 原因：手動で削除していない。
- 解決方法：「すべてのコメントを削除」を選択してください。
3. 履歴削除後にレイアウトが崩れる
- 原因：変更履歴による調整が影響している。
- 解決方法：「最終版」として保存する際にデザインを確認し、必要に応じて修正してください。
よくある質問（FAQ）
Q1. Word文書の変更履歴を一括で削除するには？
A. 「校閲」タブから「すべての変更を承認」または「すべての変更を却下」を選択してください。
Q2. コメントを含めた全履歴を削除するには？
A. 「文書の検査」を実行すると、変更履歴やコメントを一括で削除できます。
Q3. 変更履歴を削除しても他人に見えることがありますか？
A. 非表示にしただけではデータが残るため、必ず「承認」または「却下」の操作を行いましょう。
また、文書検査を活用して完全削除を確認してください。
参考リンク
Word文書の変更履歴を消すことで、クリーンな最終版を簡単に作成できます。
この記事を参考に、共有や提出の際も安心して利用できる文書を整えましょう！
