Microsoft Wordの差し込み印刷機能は、名前や住所などのデータを効率よく文書に差し込み、大量の文書を簡単に作成・印刷する際に役立ちます。
しかし、
「データを連続して印刷したいのに設定方法がわからない」
「1ページに複数データを配置したい」
「余計な空白ページが出る」
といった悩みを抱える方も多いのではないでしょうか？
この記事では、Wordで差し込み印刷を使って連続データを印刷する基本手順、1ページに複数のデータを配置する方法、連続印刷時のトラブル解消法について詳しく解説します！
Contents
【word】差し込み印刷で連続印刷が必要なシーンとは？
1. 郵送用のラベルや宛名印刷
- 差し込み印刷を使えば、住所や名前が異なる大量のラベルや宛名を効率的に印刷できます。
2. 顧客リストを利用したDMや案内文書の作成
- 顧客リストや名簿を活用して、名前や住所が異なる文書を一括作成可能です。
3. 会員カードや名札の印刷
- メンバー名や会員番号を差し込んで、1ページに複数データを連続して印刷することができます。
4. ラベルやシールの作成
- 差し込み印刷機能を使えば、Excelのデータをもとにラベルやシールを簡単に印刷できます。
差し込み印刷を設定して連続データを印刷する基本手順
差し込み印刷を利用すれば、Excelなどのデータを取り込み、Word文書に自動的に反映させて印刷することが可能です。
手順1：差し込み印刷用の文書を準備する
- Wordで新規文書を開く。
- 差し込みたいデータのレイアウト（例：宛名や手紙のフォーマット）を作成します。
- 差し込み箇所にプレースホルダー（例：名前、住所など）を設定します。
手順2：データ元を選択する
- **「差し込み文書」タブ → 「宛先の選択」 → 「既存のリストを使用」**を選択。
- 差し込み元のデータとして、Excelファイルなどを指定します。
手順3：フィールドを挿入する
- **「差し込み文書」タブ → 「差し込みフィールドの挿入」**をクリック。
- データ元の列名（例：名前、住所など）を選択して挿入。
- 差し込みフィールドが挿入されると、{{名前}} のような形式で表示されます。
手順4：差し込み結果をプレビュー
- 「結果のプレビュー」をクリックして、差し込まれたデータを確認します。
- ページごとに異なるデータが適用されていることを確認してください。
手順5：印刷する
- **「完了と差し込み」 → 「印刷文書」**を選択。
- 必要に応じて印刷設定を調整し、連続印刷を開始します。
1ページに複数のデータを連続配置する方法
差し込み印刷では、1ページに複数のデータを連続的に配置することも可能です。
ラベル印刷や名札作成に役立ちます。
手順
- ラベル形式のテンプレートを設定
- 「差し込み文書」タブ → 「ラベル」 → 「オプション」を選択。
- 用紙サイズやラベルの形式（Averyなど）を選択して、ラベル形式を設定します。
- データ元を選択
- ExcelファイルやCSVファイルを指定して、差し込みデータを準備します。
- 差し込みフィールドを配置
- 各ラベルの枠内に、差し込みフィールド（例：名前、住所など）を挿入します。
- 全ラベルに適用
- 「差し込み文書」タブ → 「全ラベルに反映」をクリック。
- 印刷
- 「完了と差し込み」 → 「印刷文書」を選択し、一括で印刷します。
ポイント
- テンプレートを使用すると、ラベルや名刺の形式に合わせて自動配置が可能です。
- フォーマットを微調整する際は、「レイアウト」タブを使用してください。
Excelをデータ元として連続差し込みを設定する方法
差し込み印刷のデータ元としてExcelを利用する場合、以下の手順で設定できます。
手順
- Excelでデータを作成。
- 1行目に「名前」「住所」などの列見出しを入力。
- 2行目以降にデータを入力します。
- Wordで差し込み文書を開く。
- **「差し込み文書」タブ → 「宛先の選択」 → 「既存のリストを使用」**を選択。
- 作成したExcelファイルを選択。
- テーブル名やシート名を指定する必要があります。
- 差し込みフィールドを挿入して完成。
差し込み印刷で起きやすいトラブルとその解決策
1. データが一部抜けてしまう
- 原因：Excelのデータ範囲が正しく指定されていない。
- 解決策：
- Excelのデータ範囲を確認し、空白行や列が含まれていないか確認。
- 「データ元の選択」で正しい範囲を指定。
2. 空白ページが印刷される
- 原因：Word文書の改ページや余白設定に問題がある。
- 解決策：
- 「レイアウト」タブで余白設定を調整。
- 文書末尾の余分な改行や空白を削除。
3. フォーマットが崩れる
- 原因：データ元のフォーマットとWord文書のレイアウトが一致していない。
- 解決策：
- データの列幅やフォントサイズを調整。
- Wordの「段落設定」で行間や文字間隔を確認。
差し込み印刷を活用した効率的な文書作成例
1. 顧客リストを使った宛名印刷
- 顧客リストを差し込んでDMや郵送ラベルを作成。
2. メンバー名簿から名札や会員証を作成
- メンバー情報をもとに、名刺サイズのカードを一括印刷。
3. 商品リストを差し込んだカタログ作成
- 商品情報を差し込み、カタログやリーフレットを自動生成。
よくある質問（FAQ）
Q1. 差し込み印刷で1ページに複数のデータを配置できますか？
A. はい、ラベル形式を設定することで、1ページに複数のデータを連続配置できます。
Q2. 空白ページが出てしまうのはなぜですか？
A. 文書の余白や改ページの設定が原因です。余分な改行や改ページを削除してください。
Q3. Excelデータが正しく反映されない場合の対処法は？
A. データ元の範囲を確認し、空白行や不適切なフォーマットがないかチェックしてください。
参考リンク
差し込み印刷を活用することで、文書作成や印刷作業を効率化できます。
この記事を参考に、Wordの差し込み印刷機能をマスターしてみてください！
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