「出張や休暇中、Outlookで自動的に不在通知を送りたい」
「でも、どこから設定するのかわからない…」
「そもそもOutlookのどのアカウントなら自動返信ができるの？」
そんな悩みを解決するために、この記事では【outlook 不在通知設定】をキーワードに、
- Outlookの不在通知（自動応答）設定方法（PC/スマホ/Web）
- アカウントの種類による設定可否（Microsoft 365 / Exchange / Gmail / POP3など）
- 不在通知の例文（ビジネス・カジュアル・英語）
- 不在マークの表示（カレンダー・Teamsとの連携）
- 設定時の注意点（全員に送る？社内だけ？複数回？）
までを超深掘り＆実践的に解説します！
Contents
- 0.1 Outlookの不在通知とは？どんな機能か
- 0.2 Outlookで不在通知が使えるアカウントと使えないアカウント
- 0.3 Outlook（Microsoft 365／Exchange）の不在通知設定方法【PC版】
- 0.4 Outlook.com（無料アカウント）の不在通知設定【Web版】
- 0.5 Outlookの不在通知をスマホ（アプリ）で設定する方法
- 0.6 POP／IMAPアカウントで不在通知を実現する代替方法（ルール活用）
- 0.7 不在通知の例文｜すぐ使えるテンプレート
- 0.8 Outlookカレンダーの「不在マーク」を連動させる方法
- 0.9 不在通知の注意点まとめ（見落としやすい落とし穴）
- 0.10 よくある質問（FAQ）
- 0.11 まとめ
- 1 参考リンク
Outlookの不在通知とは？どんな機能か
不在通知（自動応答）とは、設定した期間中に届いたメールに対して、Outlookが自動的に返信する機能です。
「ただいま出張中です」
「◯月◯日まで休暇をいただいております」
などの文面を、相手に手動返信することなく自動で送れます。
Outlookで不在通知が使えるアカウントと使えないアカウント
| アカウントの種類 | 自動返信可否 | 設定方法 |
|---|---|---|
| Microsoft 365 / Exchange | ✅ | Outlook内の【自動応答】から設定可能 |
| Outlook.com（@outlook.jp） | ✅ | Web版Outlookから設定 |
| Gmail（IMAP連携） | ❌ | Outlookからは不可（Gmail側で設定） |
| POP3 / IMAP（プロバイダー系） | ❌ | 自動返信は使えない（ルールで代用は可） |
Outlook（Microsoft 365／Exchange）の不在通知設定方法【PC版】
設定手順（Outlook 2016以降）
- Outlookを起動
- 【ファイル】→【自動応答（不在通知）】をクリック
- 【自動応答を送信する】にチェックを入れる
- 不在期間を指定（開始日／終了日）
- 自動返信メッセージを記入（社内／社外別に設定可能）
- 【OK】で保存・有効化
Outlook.com（無料アカウント）の不在通知設定【Web版】
- Webブラウザで Outlook.com にアクセス
- 右上の⚙（設定）→【すべての Outlook 設定を表示】
- 【メール】→【自動応答】を選択
- 「自動応答をオン」にチェック
- メッセージ・期間などを入力し、保存
Outlookの不在通知をスマホ（アプリ）で設定する方法
スマホアプリからの設定は制限があります。
基本的にはPCまたはWebからの設定がおすすめですが、以下の方法も試せます。
Android/iPhoneでの手順（Microsoft 365 / Exchange のみ）
- Outlookアプリを開く
- 左上のアイコン → 歯車マーク（設定）
- 該当アカウントをタップ
- 【自動応答】→【オン】を選択
- メッセージと期間を設定して保存
❗ POP3 / IMAP アカウントはアプリからは自動応答を設定できません。
POP／IMAPアカウントで不在通知を実現する代替方法（ルール活用）
POP/IMAPアカウントでは自動返信機能が使えないため、Outlookのルール機能を使って簡易的な不在通知を設定します。
手順
- 【ファイル】→【ルールと通知の管理】→【新しいルール】
- 「受信メッセージにルールを適用する」を選択
- 条件を設定（例：すべてのメール）
- アクションで「テンプレートを使って返信」を選択
- 返信用テンプレート（.oftファイル）を作成し指定
- 保存して完了
⚠ Outlookを起動した状態でないと自動返信されません
不在通知の例文｜すぐ使えるテンプレート
✅ ビジネス向け（社内／社外）
社内向け：
CopyEditお疲れさまです。
◯◯（名前）は◯月◯日まで出張のため不在にしております。
お急ぎのご用件がありましたら、代行の△△（名前）までご連絡ください。
社外向け：
CopyEditこのたびはご連絡ありがとうございます。
◯月◯日から◯月◯日まで休暇をいただいております。
復帰後、順次ご連絡させていただきますので、何卒よろしくお願いいたします。
✅ 英語版（ビジネス向け）
pgsqlCopyEditThank you for your message.
I am currently out of the office and will return on [Date].
For urgent matters, please contact [Colleague Name] at [Email Address].
✅ カジュアル／個人利用
CopyEditただいま不在にしております。確認次第ご連絡いたします。
ご用件のある方は留守番電話やメッセージを残してください。
Outlookカレンダーの「不在マーク」を連動させる方法
Outlookのカレンダーに「不在」予定を入れておけば、予定表上に明確に表示されます。
カレンダーに不在予定を追加する手順
- Outlookカレンダーを開く
- 【新しい予定】をクリック
- 件名：例「休暇」「出張」など
- 【予定の表示方法】→「不在」を選択
- 【保存して閉じる】
✔ Teamsと連携している場合、ステータスも「退席中」または「不在」になります。
不在通知の注意点まとめ（見落としやすい落とし穴）
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 社外／社内で別々に設定可能 | 社外向けには情報を最小限に |
| 1人の送信者に1回のみ通知される | 通常は同一相手には1回のみ送信される |
| アドインやセキュリティソフトが影響する場合あり | 通知が送られない時は無効化チェック |
| 自動応答が終了しない | 終了日時を必ず設定 or 手動でオフにする |
よくある質問（FAQ）
Q.Outlookで不在通知を設定するにはどうしたらいいですか？
→ Outlook【ファイル】→【自動応答（不在通知）】から、メッセージと期間を設定できます（Microsoft 365／Exchangeアカウント限定）。
Q.無料Outlook.comアカウントでも不在通知は使えますか？
→ はい、Web版Outlook.comから【設定】→【メール】→【自動応答】で設定可能です。
Q.不在通知に社内と社外で違うメッセージを設定できますか？
→ はい。
Outlookでは【組織内】【組織外】それぞれにメッセージを分けて設定できます。
Q.自動応答は何度も相手に届きますか？
→ いいえ、通常は同一差出人に対しては1回のみ通知される設計です（1セッション中）。
まとめ
- Outlookでは「自動応答（不在通知）」機能で、休暇・出張中に自動返信が可能
- Microsoft 365やOutlook.comは標準で対応、POP/IMAPはルールで代替
- スマホでも設定可能（ただしアカウント種類によって制限あり）
- 不在通知メッセージは、社内と社外で分けるのが理想的
- カレンダーやTeamsと連携すれば「不在マーク」も表示できる
ひとことアドバイス
不在通知は「相手への思いやり」と「信頼感の演出」。
ただの設定ではなく、あなたの対応力を示す重要な機能です！
