Microsoft Wordの「変更履歴」機能は、共同編集や文書の修正時にとても便利ですが、文書を提出したり共有する際に履歴を消したいと思ったことはありませんか？
文書のクリーンな状態を保つには、変更履歴の削除や非表示設定を正しく行うことが重要です。
この記事では、変更履歴を完全に削除する方法、履歴を一時的に非表示にする方法、コメント削除や共有前の注意点について、初心者にもわかりやすく解説します！
Contents
【word】変更履歴を消す必要があるシーンとは？
1. 文書を提出または共有する前に履歴を消したい場合
- 修正履歴やコメントが残ったままだと、相手に不要な情報を与えることになります。提出前に変更履歴を削除してクリーンな状態にする必要があります。
2. 文書を最終版として保存する場合
- 変更履歴が残っていると、文書が未完成のように見えることがあります。完全な最終版として保存する際は履歴を削除しましょう。
3. 履歴が多すぎて文書が読みづらくなる場合
- 変更履歴が大量に記録されていると、編集作業や読み込み速度に影響することがあります。
変更履歴を完全に削除する方法
変更履歴を完全に削除するには、「すべての変更を反映する」または「すべての変更を却下する」操作を行い、その後に履歴を消去します。
1. 変更を承認または却下する
手順
- 「校閲」タブ → 「変更履歴」グループをクリック。
- **「次へ」または「前へ」**で各変更を確認します。
- 各変更に対して、「承認」または「却下」を選択。
- 全ての変更を一括で処理したい場合：
- **「すべての変更を承認」または「すべての変更を却下」**をクリック。
- 全ての変更を一括で処理したい場合：
- これにより、変更履歴が文書に反映または取り消され、履歴がなくなります。
2. コメントを削除する
手順
- **「校閲」タブ → 「コメント」グループ → 「次へ」**をクリックし、各コメントを確認。
- 不要なコメントを選択し、「削除」をクリック。
- 全コメントを削除したい場合：
- **「すべてのコメントを削除」**を選択。
- 全コメントを削除したい場合：
3. 文書全体を確認して保存
- 文書を見直し、履歴が完全に消えていることを確認したら、最終版として保存します。
Word文書で変更履歴を非表示にする方法
履歴を完全に削除せずに、一時的に非表示にしたい場合もあります。
以下の手順で非表示設定が可能です。
1. 変更履歴の表示をオフにする
手順
- **「校閲」タブ → 「変更履歴の表示」**をクリック。
- 表示設定で「すべての変更履歴を表示」や「コメント」をオフにします。
- 「最終版」を選択することで、変更履歴が反映された文書だけを表示できます。
注意点
- 履歴を非表示にしただけでは、履歴データ自体は文書に残ったままです。完全に削除したい場合は、上記の「完全削除」手順を実行してください。
変更履歴機能を無効化して記録を停止する手順
変更履歴が記録されないようにするには、トラッキング機能をオフにします。
1. 変更履歴の記録をオフにする
手順
- 「校閲」タブ → 「変更履歴」ボタンをクリックしてオフにします。
- ボタンがグレー表示になれば、履歴記録が無効になります。
注意点
- 記録をオフにすると、それ以降の変更は履歴に残りませんが、既存の履歴データは削除されません。
コメントや変更履歴を共有前に消去する注意点
Word文書を他人に共有する際には、変更履歴やコメントが見られるリスクを考慮する必要があります。
以下の方法で、データが完全に削除されていることを確認してください。
1. 文書検査を実行する
手順
- **「ファイル」タブ → 「情報」 → 「文書の検査」**をクリック。
- 「文書の検査」ダイアログで、「コメントと変更履歴」や「バージョン履歴」にチェックを入れ、「検査」をクリック。
- 検出された履歴やコメントを削除します。
2. クリーンなコピーを作成する
- 文書検査後、**「名前を付けて保存」**で新しいファイルとして保存します。
削除時のよくあるトラブルとその解決策
1. 履歴が消えない
- 原因：履歴を非表示にしただけで、完全に削除していない。
- 解決方法：「すべての変更を承認/却下」操作を行い、履歴を完全に削除してください。
2. コメントが残っている
- 原因：コメントを手動で削除していない。
- 解決方法：「すべてのコメントを削除」を選択して完全消去します。
3. 文書を共有した際に履歴が見られてしまった
- 原因：文書検査を行わずに共有してしまった。
- 解決方法：共有前に「文書の検査」で履歴データをチェックし、完全に削除してください。
よくある質問（FAQ）
Q1. Word文書の変更履歴を一括で削除する方法は？
A. 「校閲」タブで「すべての変更を承認」または「すべての変更を却下」を選択することで、一括削除が可能です。
Q2. 変更履歴を非表示にしただけではダメですか？
A. 非表示にしただけではデータ自体は残ります。完全に削除するには、承認または却下の操作が必要です。
Q3. コメントを含む全履歴を一括で削除するにはどうすればいいですか？
A. 「文書の検査」を実行すると、変更履歴やコメントを一括で検出し削除できます。
参考リンク
変更履歴を消去することで、クリーンな文書を作成し、共有時のトラブルを防げます。
この記事を参考に、Word文書をより安全に管理してください！
