Excelで資料や表を印刷するとき、用紙の向きや余白、印刷範囲などを変更するために「ページ設定」を開くことがあります。
「Excelのページ設定をショートカットキーで開きたい」
「毎回マウスでメニューを操作するのが面倒」
「印刷すると表が途中で切れるので、素早くレイアウトを変更したい」
このような場合、キーボード操作を覚えておくと、ページ設定や印刷プレビューへの切り替えがスムーズになります。
ただし、ページ設定のダイアログボックスを開く操作と、印刷画面を開く操作では、使用するショートカットキーが異なります。
この記事では、Excelのページ設定をショートカットで開く方法や、印刷レイアウトの変更手順、作業を効率化する便利な操作方法を解説します。
Excelのページ設定をショートカットで開く方法
Excelのページ設定ダイアログボックスは、Windows版では「Alt → P → S → P」のキー操作で開けます。
これはMicrosoft公式サポートでも案内されている方法です。
4つのキーを同時に押すのではなく、順番に押すことがポイントです。
Alt → P → S → Pでページ設定を開く
Windows版Excelでの操作手順は次のとおりです。
- Excelでページ設定を変更したいワークシートを開く。
- キーボードの「Alt」キーを押す。
- 続けて「P」キーを押し、ページレイアウト関連の操作に切り替える。
- 「S」キーを押す。
- 最後に「P」キーを押して、ページ設定ダイアログボックスを開く。
ページ設定ダイアログボックスが表示されると、用紙サイズや印刷方向、余白などをまとめて変更できます。
なお、リボンのキー操作はExcelのバージョンや表示言語などによって異なる場合があります。
うまく開けない場合は、Altキーを押したときに画面上に表示されるキー ヒントを確認してください。
Ctrl＋Pとの違い
Excelでは「Ctrl＋P」も印刷に関係するショートカットですが、ページ設定ダイアログボックスを直接開く操作ではありません。
それぞれの違いは次のとおりです。
| ショートカット | 開く画面・機能 |
|---|---|
| Alt → P → S → P | ページ設定ダイアログボックス |
| Ctrl＋P | 印刷画面・印刷プレビュー |
| Ctrl＋F2 | 印刷プレビュー |
| Alt → P | ページレイアウトタブ |
| Alt → W → P | ページレイアウト表示 |
| Alt → W → I | 改ページプレビュー |
| Alt → W → L | 標準表示 |
※主にWindows版デスクトップExcelでの操作です。
印刷結果を確認したいだけなら「Ctrl＋P」、細かな印刷条件をまとめて変更したいなら「Alt → P → S → P」が便利です。
マウス操作でページ設定を開く方法
ショートカットが使えない場合は、Excelのリボンからページ設定を開くこともできます。
ページレイアウトタブから開く
- Excel上部の「ページレイアウト」タブをクリックする。
- 「ページ設定」グループを確認する。
- グループ右下にある小さな矢印（ダイアログボックス起動ツール）をクリックする。
- ページ設定ダイアログボックスが表示されたら、必要な項目を変更する。
ページ設定グループには、余白・印刷の向き・サイズ・印刷範囲などのメニューも用意されています。
そのため、用紙の向きを縦から横に変更するだけなら、ダイアログボックスを開かずに設定できます。
印刷画面からページ設定を開く
印刷プレビューを確認しながら設定したい場合は、次の方法もあります。
- 「Ctrl＋P」を押して印刷画面を開く。
- 印刷設定の項目を確認する。
- 画面内の「ページ設定」をクリックする。
- 必要な項目を変更し、「OK」をクリックする。
印刷画面では、用紙の向きや余白、拡大縮小などを直接変更することもできます。
印刷結果を見ながら調整したい場合に便利な方法です。
ページ設定で変更できる項目
Excelのページ設定ダイアログボックスには、主に4つのタブがあります。
| タブ | 主な設定内容 |
|---|---|
| ページ | 印刷方向・用紙サイズ・拡大縮小・印刷品質 |
| 余白 | 上下左右の余白・中央配置 |
| ヘッダー/フッター | ページ番号・日付・見出しなど |
| シート | 印刷範囲・印刷タイトル・枠線・印刷順序 |
印刷に関する設定をまとめて確認できるため、複数の項目を変更するときに役立ちます。
用紙の向きを縦・横に変更する
横に長い表を印刷するときは、用紙を横向きに変更すると見やすくなる場合があります。
操作手順は次のとおりです。
- ページ設定ダイアログボックスを開く。
- 「ページ」タブを選択する。
- 印刷の向きを「縦」または「横」に変更する。
- 「OK」をクリックする。
例えば、列数の多い売上管理表や勤務表などは、横向きに変更することで印刷時の見切れを減らせます。
用紙サイズを変更する
Excelでは、印刷する用紙サイズも変更できます。
- ページ設定ダイアログボックスの「ページ」タブを開く。
- 「用紙サイズ」の一覧を表示する。
- A4やA3など、目的のサイズを選択する。
- 「OK」をクリックする。
選択できる用紙サイズは、使用するプリンターやプリンタードライバーによって異なる場合があります。
目的のサイズが表示されない場合は、プリンター側の設定も確認してください。
余白を調整する
印刷した表の周囲に余白が多すぎる場合は、ページ設定から調整できます。
- ページ設定ダイアログボックスを開く。
- 「余白」タブを選択する。
- 上・下・左・右の余白を変更する。
- 必要に応じて「ページ中央」の水平・垂直を設定する。
- 「OK」をクリックする。
表が用紙の左側に偏っている場合は、「水平」にチェックを入れることで中央に配置できます。
ただし、プリンターには印刷できない領域があるため、余白を極端に小さくしても用紙の端まで印刷できるとは限りません。
Excelの印刷設定を効率化する便利なショートカット
ページ設定以外にも、印刷作業に役立つショートカットがあります。
Ctrl＋Pで印刷プレビューを確認する
「Ctrl＋P」は、Excelで頻繁に使用する印刷関連のショートカットです。
印刷画面を開くと、実際に印刷されるページの状態を確認できます。
特に次のような点を確認すると便利です。
- 表の右端が途中で切れていないか。
- 不要な空白ページが含まれていないか。
- 用紙の向きや余白が適切か。
- 文字が小さくなりすぎていないか。
- 印刷するページ数が想定どおりか。
印刷画面を開いただけでは印刷は実行されません。
プレビューで確認してから印刷ボタンを押すことで、用紙やインクの無駄を減らせます。
Alt → W → Pでページレイアウト表示に切り替える
ページレイアウト表示は、印刷時の用紙の区切りや余白をワークシート上で確認できる表示方法です。
Windows版Excelでは、次の操作で切り替えられます。
- 「Alt」キーを押す。
- 「W」キーを押す。
- 「P」キーを押す。
ページレイアウト表示では、印刷されるページの配置を確認しながら作業できます。
通常のセル編集画面に戻したい場合は、「Alt → W → L」を使用します。
なお、ページレイアウト表示は、ページ設定ダイアログボックスとは別の機能です。
Alt → W → Iで改ページプレビューを表示する
改ページプレビューは、印刷するページの区切りを確認・調整したいときに便利です。
- 「Alt」キーを押す。
- 「W」キーを押す。
- 「I」キーを押す。
改ページプレビューでは、ページの境界が表示されます。
手動で調整できる改ページ線は、ドラッグして位置を変更することも可能です。
ただし、拡大縮小の設定によっては、手動改ページが印刷結果に反映されない場合があります。
Excelの表を1ページに収める方法
Excelで印刷するときによくある問題が、表の一部だけ次のページに送られてしまうことです。
この場合は、ページ設定の拡大縮小機能を利用すると改善できる場合があります。
横1ページ・縦1ページに設定する
- 「Alt → P → S → P」でページ設定を開く。
- 「ページ」タブを選択する。
- 拡大縮小印刷の「次のページ数に合わせて印刷」を選択する。
- 横を「1」、縦を「1」に設定する。
- 「OK」をクリックする。
- 「Ctrl＋P」で印刷プレビューを確認する。
これにより、印刷対象を原則として1ページに収めるように縮小できます。
ただし、行数や列数が非常に多い表では、文字が小さくなりすぎる場合があります。
その場合は、横だけを1ページに収め、縦方向は複数ページを許容する方法もあります。
表が小さくなりすぎる場合の対処法
1ページに収めると文字が読みにくくなる場合は、次の設定を検討してください。
- 用紙の向きを横向きに変更する。
- A4からA3など、より大きな用紙サイズに変更する。
- 余白を必要な範囲で狭くする。
- 印刷不要な列や行を印刷範囲から除外する。
- 横方向だけを1ページに収め、縦方向は複数ページにする。
特に横長の表では、すべてを1ページに押し込むより、横幅だけを調整した方が読みやすくなる場合があります。
印刷範囲や印刷タイトルを設定する方法
ページ設定では、印刷するセル範囲や、各ページに繰り返し表示する見出しも設定できます。
必要なセルだけを印刷する
表の一部分だけを印刷したい場合は、印刷範囲を指定します。
- 印刷したいセル範囲を選択する。
- 「ページレイアウト」タブを開く。
- 「印刷範囲」をクリックする。
- 「印刷範囲の設定」を選択する。
- 「Ctrl＋P」で印刷プレビューを確認する。
印刷範囲を設定すると、通常の印刷では指定した範囲が対象になります。
後から印刷対象を変更したい場合は、「印刷範囲」から設定をクリアできます。
なお、印刷画面で「選択した部分を印刷」を選ぶ方法もありますが、こちらは印刷範囲を恒常的に設定する操作とは異なります。
各ページに同じ見出しを印刷する
複数ページにわたる表では、2ページ目以降にも列見出しを表示すると内容を確認しやすくなります。
- 「ページレイアウト」タブを開く。
- 「印刷タイトル」をクリックする。
- 「シート」タブの「タイトル行」に移動する。
- 1行目を繰り返す場合は「$1:$1」を指定する。
- 「OK」をクリックする。
- 印刷プレビューで2ページ目以降を確認する。
例えば、1行目に「商品名」「数量」「金額」などの見出しがある場合、すべてのページに同じ見出しを印刷できます。
これは大量のデータを印刷するときに役立つ機能です。
ページ設定を開けない・ショートカットが使えない原因
ショートカットを押してもページ設定が表示されない場合は、Excelの操作状態や使用環境を確認してください。
キーを同時に押している
「Alt → P → S → P」は、キーを順番に押す操作です。
「Ctrl＋P」のように複数のキーを同時に押す操作とは異なります。
Altキーを押すとリボン上にキー ヒントが表示されるため、その表示に従って操作してください。
セルを編集中になっている
セルに文字を入力している途中では、リボンのショートカット操作が正常に実行できない場合があります。
その場合は、次の手順を試してください。
- 「Enter」または「Esc」でセルの編集状態を終了する。
- ワークシート上のセルを選択する。
- もう一度「Alt → P → S → P」を操作する。
セル編集モードを終了すると、通常のリボン操作に戻れます。
Mac版Excelを使用している
Windows版とMac版では、キーボードショートカットの仕様が異なります。
Windows版の「Alt → P → S → P」が、そのままMac版で使用できるとは限りません。
Mac版では、リボンの「ページレイアウト」タブや、印刷画面から必要な設定を変更してください。
印刷画面は「Command＋P」で開けます。
ExcelのWeb版を使用している
ブラウザーで利用するExcel for the webでは、デスクトップ版と操作できる機能やショートカットが異なります。
そのため、Windows版デスクトップExcelと同じ方法でページ設定ダイアログボックスを開けない場合があります。
Web版で必要な印刷設定が見つからない場合は、デスクトップ版Excelでブックを開いて操作してください。
ページ設定の一部が選択できない
ページ設定を開けても、特定の項目がグレーアウトして選択できない場合があります。
考えられる状況には、次のようなものがあります。
- セルの編集中で、一部のコマンドが利用できない。
- グラフや画像などのオブジェクトを選択している。
- プリンターが正しく設定されていない。
- 複数のワークシートをグループ化している。
- Excelの使用環境によって、一部の設定が制限されている。
例えば、Microsoft公式サポートでは、「印刷タイトル」が選択できない場合に、セル編集状態やプリンターの設定などを確認するよう案内しています。
すべての項目が同じ原因で無効になるわけではないため、使用できない機能に応じて確認することが重要です。
ページ設定をさらに効率化する方法
頻繁にページ設定を変更する場合は、ショートカット以外の方法も役立ちます。
クイックアクセスツールバーを活用する
Excelのクイックアクセスツールバーには、よく使うコマンドを登録できます。
ページ設定に関連するコマンドを追加しておけば、リボンのタブを切り替える手間を減らせます。
- Excelの「ファイル」から「オプション」を開く。
- 「クイックアクセスツールバー」を選択する。
- コマンド一覧から追加したい印刷関連の機能を探す。
- 目的のコマンドを選択して「追加」をクリックする。
- 「OK」で設定を保存する。
追加できるコマンドや表示名はExcelのバージョンによって異なります。
登録したコマンドは、ツールバーから素早く実行できます。
また、クイックアクセスツールバーのコマンドには、Altキーを押したときに番号などのキー ヒントが表示される場合があります。
その表示を利用すれば、マウスを使わずに操作することも可能です。
印刷設定済みのテンプレートを作成する
毎月同じ形式の請求書や報告書を作成する場合は、印刷設定を済ませたブックをテンプレートとして保存する方法もあります。
例えば、あらかじめ次の項目を設定しておきます。
- 用紙サイズをA4にする。
- 印刷方向を縦または横に統一する。
- 余白を調整する。
- 必要な印刷範囲を設定する。
- ヘッダーやフッターを設定する。
設定したブックをExcelテンプレート形式で保存すれば、次回から同じレイアウトを利用できます。
毎回ページ設定を変更する必要がなくなるため、定型業務では特に効果的です。
よくある質問
Excelのページ設定を一発で開くショートカットはある？
Windows版Excelでは「Alt → P → S → P」でページ設定ダイアログボックスを開けます。
ただし、1つのキーの組み合わせで直接開く標準ショートカットではなく、リボンのキー ヒントを順番に操作する方法です。
Ctrl＋Pを押すとすぐに印刷される？
通常のExcelでは、「Ctrl＋P」を押すと印刷画面が表示されます。
この操作だけで直ちにプリンターから印刷されるわけではありません。
印刷画面で設定やプレビューを確認してから、印刷を実行できます。
ページ設定のショートカットはExcel 365でも使える？
Windows版のMicrosoft 365 Excelでも、Microsoft公式サポートで「Alt → P → S → P」の操作が案内されています。
ただし、Mac版やWeb版では操作方法が異なるため、同じショートカットが使えるとは限りません。
ページ設定を変更するとセルの内容も変わる？
通常、ページ設定で用紙サイズや余白、印刷方向を変更しても、セルに入力した文字や数値そのものは変更されません。
ただし、印刷時の配置や改ページ位置、拡大縮小率などは変わります。
印刷前にプレビューで仕上がりを確認してください。
まとめ
Excelのページ設定を素早く開きたい場合は、Windows版の「Alt → P → S → P」が便利です。
- Alt → P → S → P：ページ設定ダイアログボックスを開く。
- Ctrl＋P：印刷画面・印刷プレビューを開く。
- Alt → W → P：ページレイアウト表示に切り替える。
- Alt → W → I：改ページプレビューに切り替える。
- Alt → W → L：標準表示に戻す。
印刷レイアウトを細かく変更したい場合はページ設定を開き、仕上がりを確認したい場合は印刷プレビューを利用すると効率的です。
また、同じ印刷設定を繰り返し使用する場合は、テンプレートとして保存しておくことで、毎回の設定作業を減らせます。
