英語ビジネス電話の基礎

英語でビジネス電話の対応「同じ文書を見ながら話す」場合のフレーズ㉗

取り上げた受話器から、いきなり "Hello!"

「危なっかしい英語」で対応せざるをえないのはもうイヤだ!
という方へお届けいたします。

相手がどういった用件で電話をかけてきたのか、どういった返答を求めているのかを正しく理解して対応したいものですよね。

英語で電話がかかってきたとき、必要かつ十分に対応するための基本的なフレーズから、海外にかけるときに必要なフレーズ、

「約束をとりつける」

「ファックスや郵便物の着信確認する」


「仕事の進捗状況を尋ねる」

といった場面別に必要なフレーズまで、ビジネスシーンでありがちな電話対応をひととおり英語でこなせるだけの力が身につく内容をまとめてあります。

何度も何度も練習していけば必ず自分のものにできるはずです!

今回は「同じ文書を見ながら話す場合のフレーズを見て行きましょう!

①同じ文書を見ながら話す

●報告書についてお尋ねしたいのですが、
 今はよろしいですか? 8ページ目の2節をご覧ください。

Would you be able to answer me a question about the report now?
Please refer to paragraph two on page eight.

営業電話の時間は何時まで?営業電話をするのに適した時間帯 ...

◆報告書についてお尋ねしたいのですが、今はよろしいですか?

・Would you be able to answer me a question about the report  now?

・Can you answer a question about the report now?

相手の都合をひとこと聞くのが賢明です。
I just want to ask you a quick question about …
(少しお聞きしたいことがあります)と言って、時間がかからないことを断るのもいいでしょう。

 

◆どうような情報がご入用ですか?

・What kind of information are you looking for?

・What sort of information do you need?

・What would you like to know?

 

◆どのようなことでしょうか?

・What is that in reference to?

・What are you referring to?

・What is it concerning?

話し合いに応じようという姿勢を表す言葉です。
in reference to は about と同じ意味のあらたまった表現です。

 

◆8ページ目の2節をご覧ください。

・Please refer to paragraph two on page eight of the report.

Please refer to page eight. なども言えます。
これらのあとに It says here that …(~とありますよね)などと付け加えます。

 

◆今8ページ目を見ています。

I'm looking at page eight, here.

 

◆ほかにご質問がありましたらご遠慮なくお電話ください。

・Please don't hesitate to call me should you have any more  questions concerning the report.

・Feel free to get back to me with any more questions you have  concerning the report.

Please don't hesitate to … や Feel free to … は「遠慮なく~してください」という意味です。
should you have … は「もし~があれば」の意味です。

②質問する

●報告書に関して質問があるのですが、今はよろしいですか?
 5ページの4節はどのような意味でしょうか?

Are you able to answer a question about subject of the report now?
What is page five, paragraph four about?

ビジネス電話対応で求められるマナーともしもの時の対応方法 ...

◆報告書に関して質問があるのですが、今はよろしいですか?

・May I ask you a question about the report?

・Are you able to answer a question about subject of the report  now?

・Would you be able to answer a question about the report now?

 

◆質問といいますのは…

・My question is this …

・This is my question …

・Here’s my question …

 

◆報告書に関して質問があります。

・I have a question for you concerning the report.

 

◆5ページの4節はどのような意味でしょうか?

・What is page five, paragraph four about?

・What does page five, paragraph four concern?

 

◆文字が読みにくいのですが。

・The letters are difficult read.

数字が読みにくいときも、同じように The numbers are difficult to read. でOKです。

 

◆なるほど、わかりました。

・OK, I understand.

・OK, I see.

③回答を延ばす

●残念ながら今すぐお答えできません。
 お客様のアカウントを参照してからお電話をさせてください。

I'm afraid I'm currently unable t answer your question.
Do you mind if I refer to your account and give you a call back later today?

もしもし」って言ってない?ビジネスの電話で使う間違えがちな日本語

◆残念ながら今すぐお答えできません。

・I'm sorry, I don't have an answer for you now.

・I'm sorry, I can't answer your question now.

・I'm afraid I'm currently unable to answer your question.

 

◆お客様のアカウントを参照してからお電話をさせてください。

・Do you mind if I refer to your account and give you a call back  later today?

・Let me check your account and call you back.

Do you mind …? 「気にしますか、迷惑でしょうか?」と聞かれたときは、OKなら
No, I don't. 「いいえ、迷惑ではありません」と答えます。

 

◆木村と話してからお電話をさせてください。

・Do you mind if I consult with Mr. Kimura and call you back?

・May I speak with Mr. Kimura and get back to you on it?

・I'll talk to Mr. Kimura about it and call you later.

 

◆7月7日にはお返事を差し上げます。

・I'll get back to you with an answer on July 7th.

・I'll call you back on July 7th with an answer.

・I can give you an answer on July 7th.

 

◆お返事はいつがよろしいですか?

・When's a good time to call you back with an answer?

 

◆このあとはいらっしゃいますか?

・Will you be in later?

このあとの相手の予定を尋ねるフレーズです。

 

④注意したい欧米のビジネスマナー

ビジネスでの"話し下手"を解決する《9+1》の裏ワザって?

質問を挟むタイミング

相手の言葉に疑問を感じたとき質問をしないでいると、相手はこちらが話の内容を理解していると思い、会話をどんどん進めてしまいます。

" Can you explain that one more? "

" What do you mean? "

などと積極的に質問をぶつけましょう。

欧米人は、自分の考えを説明するという行為ももちろんですが、相手に理解されることをなにより重要だと考えていますので、必要に応じてわかりやすい表現に言い換え、
説明を繰り返してくれるはずです。

逆に、" Do you understand? "  " Are you following me? "

などの言葉で、相手の理解を確かめることも必要です。

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