英語でビジネス電話の対応「クレームに対応する場合」の基本のフレーズ㉚

英語ビジネス電話の基礎
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取り上げた受話器から、いきなり “Hello!”

「危なっかしい英語」で対応せざるをえないのはもうイヤだ!
という方へお届けいたします。

相手がどういった用件で電話をかけてきたのか、どういった返答を求めているのかを正しく理解して対応したいものですよね。

英語で電話がかかってきたとき、必要かつ十分に対応するための基本的なフレーズから、海外にかけるときに必要なフレーズ、

「約束をとりつける」

「ファックスや郵便物の着信確認する」


「仕事の進捗状況を尋ねる」

といった場面別に必要なフレーズまで、ビジネスシーンでありがちな電話対応をひととおり英語でこなせるだけの力が身につく内容をまとめてあります。

何度も何度も練習していけば必ず自分のものにできるはずです!

今回は「クレームに対応する場合のフレーズを見て行きましょう!

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①クレームに対応する

●あいにくその損失に関しては補償できかねます。
 保険はかけていらっしゃいますか?

Unfortunately, we’re unable to compensate you for your loss.
Do you have insurance?

compensate you for your loss は紛失や盗難の際の補償を指して言います。
I’m sorry, but we can’t help you.
(残念ながらお役に立てません)などとも言えます。

電話の取り次ぎ方まとめ【社会人は必読!】 | ナイセンテレワーク

◆こちらの責任ではございません。

・I’m afraid we’re not responsible for that.

基本的に会社としての方針がはっきりする前に返答したり、謝罪したりすることは
避けるべきですので、こうしたフレーズを使うときには注意します。

 

◆その件に関しては何も存じませんでした。

・I didn’t know anything about it.

・This is the first I’ve heard of it.

 

◆そのようなことになりましてお気の毒に思います。

・It’s unfortunate you had to experience that.

・I’m sorry you had to go through that.

クレームをつけざるを得ない状況の相手に対しては、こうした気持ちを伝えることが
大事です。

 

◆どのような問題でしょうか?

・What seems to be the problem?

・What’s the problem with it?

 

◆保険はかけていらっしゃいますか?

・Do you have insurance for it?

・Are you insured for it?

 

◆責任者に電話をおつなぎいたします。

・I’ll put you through to the person in charge.

・I’ll transfer your call to the supervisor.

これはクレーム対応を担当する部署やクレーム内容に関する仕事の担当者に電話を回すときのフレーズです。

昼休みの電話」はあり?昼休み・休憩時間における電話ビジネス ...

◆今確認をいたします。少々お待ちくださいませ。

・I’ll verify the situation. One moment, please.

 

◆確認をしてから、こちらからご連絡を差し上げます。

・We will call you after verifying the situation.

クレーム対応の担当者は、まず事情を十分に聞いてから、調査してこちらから電話を
するのが基本的な対応法です。

 

◆ご不便をおかけしまして申し訳ありません。

・I apologize for the inconvenience.

・I’m terribly sorry about that.

これはクレームの原因が確かにこちらにあったときに謝罪するフレーズですが、
誰が口にするかによって重い意味にも軽い意味にもなります。

②日時・頃合いの言い方 リスト

Googleマイビジネスの電話番号を正しく設定しよう | MEOメディア

週末 weekend
平日 weekdays
今夜 tonight
来週 next week
先月 last month
7日前 seven days ago
翌朝一番に first thing tomorrow
4時ころ at about/around four
7時前 before seven
8時過ぎ after eight
1週間後 in a week
20分後 in twenty minutes
9時ちょうどに at nine o’clock
1月上旬 in early January
6月中旬 in mid-June
9月下旬 in late September
早くとも at the earliest
遅くとも at the latest
明日の朝 tomorrow morning
明後日 the day after tomorrow
明々後日 two days after tomorrow
昨日 yesterday
一昨日 the day before yesterday
一作昨日 three days ago
次の木曜日 next Thursday
毎週金曜日 on Fridays / on every Friday
7月第一週 the first week of July
毎月第2木曜日 the second Thursday of every month
隔週土曜日 every other Saturday / on alternate Saturdays

③頻度・機関の言い方 リスト

例文付き】電話応対の基本マニュアル。マナーとコツをおさらい ...

本日中 sometime today / within the day
終日 all day
今月いっぱい until the end of this month
明日の朝11時まで by eleven tomorrow morning
2,3分で in a few minutes
7月3日から15日まで from July 3rd till 15th
2,3日中に in a couple of days
15~20分くらい about fifteen or twenty minutes
3日間 for three days
連日 days on end
 30分以内  within half an hour
 5時間前後  five hours or thereabout
 午後10時以降  after 10 p.m.
 2時から5時まで  from two to five
 週に一回  once a week
 月に3度  three times a month
 一晩で  in one night
 仕事の後  after work
 まもなく  before long
 お手すきの際  when you have time/available
のちほど later
すぐに right away
しばらく for a moment
ただ今 at present/right now
また今度 some other time
近いうち one of these days

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