英語でビジネス電話の対応「担当者が出られない」場合の基礎フレーズ⑤

英語ビジネス電話の基礎
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取り上げた受話器から、いきなり “Hello!”

「危なっかしい英語」で対応せざるをえないのはもうイヤだ!
という方へお届けいたします。

相手がどういった用件で電話をかけてきたのか、どういった返答を求めているのかを正しく理解して対応したいものですよね。

英語で電話がかかってきたとき、必要かつ十分に対応するための基本的なフレーズから、海外にかけるときに必要なフレーズ、

「約束をとりつける」

「ファックスや郵便物の着信確認する」


「仕事の進捗状況を尋ねる」

といった場面別に必要なフレーズまで、ビジネスシーンでありがちな電話対応をひととおり英語でこなせるだけの力が身につく内容をまとめてあります。

何度も何度も練習していけば必ず自分のものにできるはずです!

今回は「指名された者が電話に出られない場合の対応」を見て行きましょう!

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①指名された者が電話に出られない場合

●あいにくほかの電話にでております。お待ちになりますか、
 それともご伝言なさいますか?

I’m afraid he’s on another line right now.
Would you care to hold or leave a message?

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◆あいにくですが…。

・I’m afraid …

I’m sorry …とも言えます。以下の文章を続けると、「あいにく…です」の意味となって
申し訳ない気持ちが伝わります。

 

◆席を外しています。

・He isn’t at his desk at the moment.

step out 「(席から)離れる/ちょっと出かける」を使って
He just stepped out for a minute. などもよく言います。

 

◆ほかの電話に出ています。

・He’s on another line right now.

・He’s currently on the other line.

・He’s currently speaking with someone on another line.

currently (ただいま)は、presently や now のあらたまった言い方です。
「ほかの電話」は another line が一般的ですが、the other line と言う人もいます。
line は「回線」のことです。

 

◆接客中です。

・He’s currently speaking with another customer.

・He’s with another customer right now.

・He’s with a client just now.

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◆手が放せません。

・He’s unavailable at the moment.

・He’s busy right now.

・He can’t come to the phone right now.

上からそれぞれ「手が空いてない」「忙しい」「電話口に出られない」の意味。

 

◆ただ今会議中です。

・He’s presently in a meeting.

前置詞が in であることに注意。

 

◆お待ちになられますか、それともご伝言になさいますか?

・Would you care to hold or leave a message?

 

②指名された者が会社にいない場合

●あいにく木村は本日出張しております。

I’m afraid Mr. Kimura is away on business.

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◆あいにくですが…。

・I’m afraid…

I’m sorry … とも言えます。以下の文章を続けると「あいにく~です」の意味となって
申し訳ない気持ちが伝わります。

 

◆まだ出社していないのですが。

・He has not come in yet.

 

◆本日はこちらに出社しておりません。

・Mr. Kimura is out of the office today.

・Mr. Kimura isn’t in the office today.

 

◆本日は1時に出社する予定です。

・He is supposed to come in at 1 o’clock today.

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◆退職しました。

・He’s resigned.

 

◆もうこちらには勤めておりません。

・He doesn’t work here anymore.

・He is no longer working for (会社名).

・He’s not working for us anymore.

He’s resigned. と違い、退職か解雇か理由はわかりません。
たとえ解雇された場合でも、個人のプライバシーを守る意味で「退職した」とのみ
伝えるのがマナーです。

 

◆出張しております。

・Mr. Kimura is away on a business trip.

・Mr. Kimura is in ( 出張先 ) on business.

・Mr. Kimura is away on business.

business trip は「出張」の意味です。

③指名された者が会社にいない場合(2)

●ただ今外出中ですが、1時に戻る予定です。

He’ll be out of the office until 1 o’clock this afternoon.

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◆本日はお休みをいただいております。

・Mr. Kimura is absent from work today.

・Mr. Kimura isn’t in today.

・He’s off today.

 

◆休暇中です。

・He’s away on vacation.

・He’s away on holidays.

・He’s on vacation.

holidays は主にイギリスで、vacation はアメリカで使われます。

 

◆木村は異動になりました。

・Mr. Kimura has transferred to another department.

・He’s transferred from this office.

・He got transferred.

1文目は「別の部署に」という意味です。

 

◆ただ今外出中ですが、1時に戻る予定です。

・He’s supposed to return at 1 o’clock.

・He’ll be back at 1 p.m.

・He’ll be out of the office until 1 o’clock this afternoon.

 

◆先ほど退社いたしました。

・He has just left the office.

・He has just finished and gone home.

・He’s just left for the day.

for the day は「今日は、本日は」を意味します。

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