英語でビジネス電話の対応「不在の状況を尋ねる」場合の基礎フレーズ⑥

英語ビジネス電話の基礎
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取り上げた受話器から、いきなり “Hello!”

「危なっかしい英語」で対応せざるをえないのはもうイヤだ!
という方へお届けいたします。

相手がどういった用件で電話をかけてきたのか、どういった返答を求めているのかを正しく理解して対応したいものですよね。

英語で電話がかかってきたとき、必要かつ十分に対応するための基本的なフレーズから、海外にかけるときに必要なフレーズ、

「約束をとりつける」

「ファックスや郵便物の着信確認する」


「仕事の進捗状況を尋ねる」

といった場面別に必要なフレーズまで、ビジネスシーンでありがちな電話対応をひととおり英語でこなせるだけの力が身につく内容をまとめてあります。

何度も何度も練習していけば必ず自分のものにできるはずです!

今回は「不在の状況を尋ねる」を見て行きましょう!

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①不在の状況を尋ねる

●本日中に連絡をとりたりのですが、お戻りはいつになりますか?

I must speak with him today.
When is he expected to return?

担当者が電話中!?電話の取り次ぎは保留にして3つのシーンを ...

◆本日中に連絡をとりたいのです。

・I must speak with him today.

・I have to catch him sometime today.

・I’ve got to talk to him today.

 

◆大事な用件です。

・It’s concerning an important matter.

・It’s about something important.

 

◆急ぎの用事です。

・It’s urgent.

 

◆長くかかりそうですか?

・Will it take a long time?

・Will it take long?

相手の電話、もしくは会議などが長くかかるかどうかを尋ねます。

 

◆お戻りはいつになりますか?

・When is he expected to return?

・Can you tell me when he’ll be back?

・Do you know when he’ll be back?

簡単に When will he be back? や、When will he be back? と言うこともできます。

 

◆本日中に戻られますか?

・Do you expect him in today?

・Will he return today?

・Will he be back today?

 

②不在の状況を尋ねる(2)

●何時にお電話すればいいでしょうか?

When would be a good time to reach him?

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◆どれくらかかりそうですか?

How long will he be?

How long will it take?

When will he be finished?

How long will it take? は、どれくらい時間がかかりそうかを聞く表現です。

 

◆どちらへ行かれましたか?

・Do you know where he went?

・Where did he go?

・Where is he going?

最後の文は「どちらに向かっていますか?」という意味です。

 

◆何時にお電話すればいいでしょうか?

・When would be a good time to reach him?

・When do you think I should call him back?

・When can I call him?

When would be a good time to reach him? は、相手にとって一番都合のいい時間を
聞く、非常に丁寧な言い方です。

 

◆明日は何時に出社されますか?

・What time will he come in tomorrow?

・When will he be here, tomorrow?

・When is he coming in tomorrow?

 

③注意したい欧米のビジネスマナー

知っておきたいビジネスマナー【電話応対編】 - 株式会社アスコム

YES と NO の表現法

日本人は「たぶん」という表現を多用しますが、欧米では “Maybe” の返事や、質問
に対して返答がないことを NO の意思表示ととることが多いので注意が必要です。

一般に、欧米では YES, NO の意思表示を明確に、と言われますが、それは欧米人が相手の意思を尊重する能力を持っているということでもあります。

安易な回答はとりわけビジネスの場面では慎むべきであるものの、相手の意見に反対だったり、異議があるならば、率直に告げることが奨励される社会なのです。

欧米人はビジネスの成功だけでなく、パートナーとの人間関係も重要だと考えているようです。

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